Allgemeine Datenschutzordnung

Im Folgenden findet Ihr unsere allgemeine Datenschutzordnung.

Datenschutzordnung des Evangelischen Jugendwerk Lustnau

Präambel 

Das Evangelische Jugendwerk Lustnau verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Adressverwaltung, der Organisation von Freizeiten und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben des Datenschutzgesetzes der Ev. Kirche in Deutschland (DSG-EKD) und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung. 

§1 Allgemeines

Unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen des DSG-EKD und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) werden zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder des Vereins, Mitarbeitenden und von Teilnehmenden bei Veranstaltungen, Freizeiten, Seminaren, etc. erhoben und in dem vereinseigenen Dateisystem als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen, gespeichert, genutzt und verarbeitet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die Verarbeitung zu einem anderen Zweck, als zu demjenigen, zu dem die Daten erhoben wurden, darf nur gemäß den Bestimmungen des §7 DSG-EKD erfolgen.

§2 Daten von Mitgliedern

Mit dem Beitritt eines Mitgliedes nimmt der Verein alle für die Mitgliedschaft im Verein relevanten Daten (Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Datum des Vereinsbeitritts, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, E-Mail-Adressen) auf. Diese Informationen werden in dem vereinseigenen EDV-System gespeichert. 

§3 Sonstige Daten

Sonstige Informationen zu den Mitgliedern und Informationen über Nichtmitglieder werden grundsätzlich nur verarbeitet oder genutzt, wenn sie zur Förderung des Vereinszwecks nützlich sind (wie etwa Telefon und E-Mail) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung oder Nutzung entgegensteht. 

§4 Übermittlung an Dritte

  1. Als Mitglied im Evang. Jugendwerk Bezirk Tübingen ist der Verein angehalten, die Mitglieder mit besonderen Aufgaben (z.B. Vorstände oder Spartenverantwortliche) mit Vor – und Nachname, das Geburtsdatum, die vollständige Adresse, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, Beginn und Ende der Funktion sowie die Bezeichnung der Funktion im Verein zu übermitteln. 
  2. Zur Beantragung von Zuschüssen werden Daten von Teilnehmenden von Veranstaltungen (Vorname, Nachname, Adresse, Geburtsdatum) an den jeweiligen Zuschussgeber (z. B. Landesjugendplan) weitergegeben.
  3. Eine weitere Übermittlung an Dritte erfordert jeweils die Einwilligung der betroffenen Personen.

§5 Rechte der betroffenen Personen

Jede Person, von der personenbezogene Daten gespeichert sind, hat gemäß der Bestimmungen der §§22 bis 25 DSG-EKD das Recht darauf, 

a) Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten zu erhalten, 

b) dass die zu seiner Person gespeicherten Daten berichtigt werden, wenn sie unrichtig sind, 

c) dass die zu seiner Person gespeicherten Daten gesperrt werden, wenn sich bei behaupteten Fehlern weder deren Richtigkeit noch deren Unrichtigkeit feststellen lässt, 

d) dass die zu seiner Person gespeicherten Daten gelöscht werden, wenn die Speicherung unzulässig war oder die Zwecke für die sie erhoben und gespeichert wurden nicht mehr notwendig sind, 

e) der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu widersprechen, 

f) seine Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

§6 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit 

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in dem Jahresbericht und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
  2. Hierzu insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen wie: Mitarbeiter einer Gruppe, Alter oder Geburtsjahrgang. 
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. 
  4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Gruppenverantwortlichen und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, ggf. E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§7 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Dieser stellt sicher, dass ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach §31 DSG-EKD geführt und die Informationspflichten nach §16 und §17 des DSG-EKD erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig. 

§8 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen 

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeitenden im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Gruppenleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. 
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. 
  3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden. 

§9 Kommunikation per E-Mail und Messengerdiensten

  1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation zu nutzen ist. 
  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden. 
  3. Personenbezogene Daten dürfen nur in verschlüsselter Form per E-Mail versendet werden.
  4. Personenbezogene Daten, welche über Messengerdienste wie WhatsApp, Facebook etc. versendet werden, dürfen nur versendet werden, wenn eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person vorliegt.

§10 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit 

Alle Mitarbeitenden im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Gruppenleitende), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. 

§11 Datenschutzbeauftragter 

Der Verein bestellt keinen Datenschutzbeauftragten.

§12 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten 

  1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand bzw. den für die entsprechende Öffentlichkeitsarbeit Beauftragten. 
  • Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich. 
  • Abteilungen und Gruppen bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstandes. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar. 

§13 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung 

  1. Alle Mitarbeitenden des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt. 
  • Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden. 

§14 Inkrafttreten 

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 12.11.2021 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.